Hoe innoveer je effectiever?

Mijn projecten

Hoe innoveer je effectiever?

De uitdaging

In het derde jaar van mijn opleiding kregen we de tijdens het vak veranderkunde de uitdaging om met studenten van andere opleidingen samen te werken aan een opdracht voor een organisatie. Samen met de studenten van bedrijfskunde en communicatie kozen we voor het innovatie lab van de NVWA.

Op een plek waar steeds nieuwe ideeën gegenereerd worden liepen ze tegen het feit aan dat veel van deze ideeën niet verder opgepakt worden in de organisatie. Met mijn achtergrond kennis in de ICT-wereld kon ik mijn groep ondersteunen bij het realiseren van een advies binnen de korte tijd die beschikbaar was voor de opdracht.

Het proces

Onze opdracht startte tijdens een introducerend gesprek binnen de NVWA, waarin we met verschillende mensen gesproken hebben. Tijdens deze eerste dag leerde we een hoop over hoe zo'n innovatie traject eruit ziet binnen een overheidsorganisatie. Door daarnaast gerichter vragen te stellen over hun wens probeerde we achter het kern van het probleem te komen. Doordat het proces in een eerste opzicht erg complex leek en er veel verschillende schakels bij komen kijken hebben we ervoor gekozen om een interactieve workshop in te plannen.

De workshop

Het doel van de eerste workshop was om een beeld te krijgen van het proces en wat het kern van het probleem zou kunnen zijn. We kozen ervoor om een causale kaart op te stellen, dit is een tekening met verschillende factoren van het proces. Door daarnaast op te schrijven welke factoren positief of negatief invloed heeft op de ander werden de verbeterkansen steeds zichtbaarder.

Door de beschikbare tijd was het niet mogelijk om het gehele proces in kaart te brengen en moest er een keuze gemaakt worden. Iets dat voor mij opviel was het feit dat zij zelf inzagen dat het implementeren in verhouding erg lang duurde. Zij dachten zelf dat hier de kern van het probleem in zat.

Door verder door te vragen kwam het echte knelpunt naar voren. Een innovatie idee word uitgewerkt en ontwikkeld, waarnaar het vervolgens in de praktijk ontwikkeld moest worden. Maar doordat er tijdens het ontwerpen en ontwikkelen vooral gekeken werd naar de mogelijkheden van de technologie en minder naar hoe dit zou passen in de praktijk, was het logisch dat men tijdens het implementeren tot nieuwe inzichten kwam.

De oplossing

Door mijn kennis als opkomend ICT'er en UX'er, had ik al vaker dit soort ontwikkel trajecten ervaren. Als UX'er gaat het om het betrekken van de mens binnen een ontwikkeltraject. En het advies richting de NVWA was dan ook om dit als ingebouwd punt in het proces mee te nemen.

Ze gaven dan ook aan dat wanneer de wens vanuit de gebruikers kwam zo'n project veel vlotter ging dan wanneer zij met ideeën kwamen. Door de gebruiker al aan de tekentafel uit te nodigen kunnen zij al aangeven of ze iets zien in de oplossing en waar eventuele verbeterpunten zitten.

Een punt om rekening mee te houden is dat er door een innovatie lab heel veel ideeën gegenereerd worden en dat er vanuit de praktijk niet altijd tijd was om mee te denken. Doordat de deadline naderde was er geen tijd meer op dit verder uit te werken. Maar een balans tussen het betrekken van een gebruiker en het koesteren van hun tijd is een belangrijke punt in dit project.

Evaluatie

Tijdens deze korte, maar leerzame ervaring heb ik een hoop geleerd. De belangrijkste leerpunten zijn als volgt:

Het beter betrekken van de stakeholders

Later in het project bleek dat het innovatie lab ook al bezig was met het optimaliseren van het proces, waardoor er eigenlijk dubbel werk werd gedaan. Het leerpunt hieruit is dus om vaker contact te hebben met de opdrachtgever en te laten zien wat onze bevindingen waren. Zo is het voor hen zichtbaar waar aan gewerkt wordt en of er samen opgetrokken had kunnen worden.

Veranderkunde

Het veranderkundige traject was voor mij iets nieuws, maar het liet wel inzien hoe ontzettend belangrijk het is. Een ICT-product kan inhoudelijk heel goed werken, maar als de stakeholders en eindgebruikers niet goed worden meegenomen is de kans aanwezig dat zij er nooit gebruik van maken. Het belangrijkste leermoment was het contact krijgen en houden met de stakeholders, dat kan zijn door middel van een workshop, maar ook een kort gesprek bij het koffiezetapparaat.